相信很多企業(yè)都會犯這樣的錯誤，開始決定推出erp管理系統(tǒng)的時候，大家都做的很好，迫不及待的想馬上完成，但是真正結(jié)束的時候就放松了，馬馬虎虎的驗收，這是專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)的禁忌。今天說說：實施ERP系統(tǒng)后驗收的重要性！
ERP項目的實施一般包括項目選擇、培訓、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、會議室試點、切換等六個階段。專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)切換后，參與項目實施的人員會松一口氣，但此時大家往往沒有想到，接下來的另一項重要任務(wù)是項目驗收。
所謂驗收是一個確認過程，包括對整個系統(tǒng)的運行、業(yè)務(wù)流程重組的有效性和生產(chǎn)運行的效率的評估。erp管理系統(tǒng)項目驗收看似簡單，實際上是一項非常復雜的工作，必須引起公司一把手和項目組成員的重視，不能敷衍了事。
專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)項目是否成功，取決于系統(tǒng)能否順利運行，不同用戶操作是否得心應(yīng)手，各種業(yè)務(wù)流程是否清晰。同時，erp管理系統(tǒng)的驗收是一個非常模糊的概念，行業(yè)內(nèi)沒有統(tǒng)一的標準，非常隨意。
這種“驗收隨意性”將是用戶的致命錯誤。這類問題的根源在于客戶不知道或者根本沒有制定合理的驗收標準，導致ERP項目在驗收過程中主次顛倒，忽視了關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的驗收。所以，只有明確ERP項目的驗收標準，才能做好準備，達到驗收的目的。
整個erp管理系統(tǒng)項目的實施需要半年多時間些項目比較大，需要一年多才能上線，實施時間很長。無論是企業(yè)還是實施顧問，都不希望項目周期過長。一方面需要更多的人力物力投入，另一方面時間長了會出現(xiàn)各種錯誤，項目組成員身心疲憊，逐漸失去信心。
因此，為了避免類似問題的發(fā)生，在適當?shù)臅r候，項目驗收必須提上日程，ERP項目驗收包括階段性驗收和整體驗收。
階段性驗收，一般選擇的時機是系統(tǒng)上線后，輸入一個月以上的數(shù)據(jù)，能夠準確導出各種月度報表時，項目組提出驗收階段應(yīng)達到的效果，認為系統(tǒng)應(yīng)用和各種業(yè)務(wù)操作基本正常，或者達到了之前預定的目標，可以說系統(tǒng)上線成功。
一個月只是一個小系統(tǒng)周期。在這個時間段內(nèi)，系統(tǒng)的順利運行基本上可以反映出來。如果這個月過不去，說明系統(tǒng)行中存在很多問題。因為一個系統(tǒng)有幾十個模塊，涉及到每個部門，所以每個人的應(yīng)用都不一樣。
這個時期也是實施顧問還在工廠的時候集中精力解決問題的好時機。根據(jù)實際情況的不同，一些大型專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)項目在實施的同時進行驗收，并逐步推進。但是中小型erp管理系統(tǒng)項目最好在成功切換后，運行一個月，然后進行驗收。
在ERP系統(tǒng)實施過程中和首次切換期間，需要對系統(tǒng)進行二次開發(fā)，以滿足實際業(yè)務(wù)流程的需要。二次開發(fā)的內(nèi)容也應(yīng)納入驗收范圍。由于二次開發(fā)時間的不確定性，也可能是邊應(yīng)用邊開發(fā)。因此，專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)驗收可以分開進行，首先驗收原系統(tǒng)的應(yīng)用，最后驗收二次開發(fā)后的輔助系統(tǒng)和一些報告。
erp管理系統(tǒng)項目驗收的主要內(nèi)容應(yīng)由系統(tǒng)中的不同模塊決定，包括系統(tǒng)運行、業(yè)務(wù)處理、各種文件和報表的出具，主要涉及財務(wù)模塊、銷售管理模塊、庫存管理模塊、采購模塊、生產(chǎn)計劃模塊、工程BOM等。在驗收過程中，可以以部門為單位，方便集中精力處理主要問題。在庫存管理方面，重點是物料收發(fā)過程是否合理，物料收發(fā)效率是否提高，各種文件是否按要求及時處理，以及在這種操作模式下，所有庫存物料數(shù)據(jù)的質(zhì)量，包括物料收發(fā)的準確性、賬目的一致性、位置的一致性、庫存積壓物料的減少、呆滯物料的減少等。在工程BOM方面，主要是BOM結(jié)構(gòu)的合理性和準確性，以及BOM導入系統(tǒng)的及時性，因為BOM是MRP運算的來源。一旦出現(xiàn)錯誤，整個需求就會出現(xiàn)錯誤。新產(chǎn)品的BOM不能及時導入系統(tǒng)，會影響材料的需求計劃和生產(chǎn)計劃。
在生產(chǎn)管理方面，主要考核生產(chǎn)計劃的執(zhí)行率是否提高，生產(chǎn)效率是否提高，包括產(chǎn)能的最大化、生產(chǎn)過程的合理性、生產(chǎn)工藝的優(yōu)化等。在材料采購方面，考核的主要指標是材料的準時交貨率，以及一些影響準時交貨率的參數(shù)的設(shè)置，如產(chǎn)出率、損耗率、采購提前期等。如果這些參數(shù)設(shè)置不合理，將是無窮無盡的災難，最直接的影響是庫存積壓。這些都是專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)執(zhí)行情況的驗收。
此外，還應(yīng)包括二次開發(fā)項目的驗收，因為對于標準版本的erp管理系統(tǒng)，一般軟件廠商都經(jīng)過了嚴格的測試，經(jīng)過了大多數(shù)客戶的驗證，系統(tǒng)性能一般不會有太大問題，否則軟件廠商的項目肯定無法進行。
二次開發(fā)項目是軟件廠商和企業(yè)內(nèi)部的全新軟件。既然是新軟件，bug是必然的，但是一些基本的性能要滿足要求，比如系統(tǒng)在多用戶并發(fā)操作和大量數(shù)據(jù)運行的過程中是否存在嚴重的性能瓶頸，需要與一線系統(tǒng)操作人員溝通，從而了解系統(tǒng)的性能。最后，我們應(yīng)該對整個系統(tǒng)進行綜合評估，看看它是否促進了企業(yè)在管理思想、管理模式、管理方法、管理機制、管理基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、全員素質(zhì)、企業(yè)競爭力、企業(yè)形象、科學決策和信息集成與處理等方面的一些明顯改進、改進和創(chuàng)新。
企業(yè)是否利用ERP系統(tǒng)有效規(guī)劃和控制整個供應(yīng)鏈管理中的相關(guān)環(huán)節(jié)和企業(yè)資源？通過財務(wù)分析，企業(yè)在客戶關(guān)系管理、市場預測分析、加強財務(wù)管理、合理組織生產(chǎn)、優(yōu)化資源配置、縮短生產(chǎn)周期、減少材料庫存、減少資金占用、降低產(chǎn)品成本、提高產(chǎn)品質(zhì)量、擴大市場銷售、實施電子商務(wù)等方面是否產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟效益。
專業(yè)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)項目的驗收是檢驗項目在整個實施階段效果的過程，也是erp管理系統(tǒng)項目在整個實施階段的終結(jié)，為ERP系統(tǒng)在未來應(yīng)用中的順利運行奠定了堅實的基礎(chǔ)。但是對于企業(yè)來說，ERP項目的完善只有起點，沒有終點，如何充分挖掘ERP系統(tǒng)的潛力，還有很長的路要走，所以我們在思想上一定不能放松，要站在新的起點上，迎接更大的挑戰(zhàn)，避免這類虎頭蛇尾項目給企業(yè)帶來的巨大損失。